Elaborazione documenti con intelligenza artificiale
Basta inserire manualmente i dati delle fatture. Con FOR:LEDGER carichi il documento — PDF, immagine o XML — e Koaila AI fa tutto il resto. L'intelligenza artificiale estrae automaticamente i dati rilevanti, identifica il fornitore nell'anagrafica QuickBooks, seleziona i conti contabili appropriati, applica i codici IVA corretti e registra il documento su QuickBooks Online. Elaborazione in secondi, non in minuti.
Funzionalità dell'Elaborazione Documenti
Estrazione Dati Intelligente
L'AI analizza il documento ed estrae automaticamente: fornitore, data, numero fattura, importi, aliquote IVA, descrizioni delle righe e riferimenti di pagamento. Funziona con PDF, immagini, foto e file XML.
Riconoscimento Fornitore
Koaila AI identifica il fornitore confrontando partita IVA, ragione sociale e codice fiscale con l'anagrafica QuickBooks. Se il fornitore non esiste, propone la creazione automatica con tutti i dati estratti.
Matching Conti Automatico
Il sistema seleziona automaticamente il conto contabile appropriato basandosi sullo storico delle registrazioni per quel fornitore, sulla categoria merceologica e sulle regole configurate dall'utente.
Codici IVA Italiani
FOR:LEDGER applica automaticamente i codici IVA corretti secondo la normativa italiana: aliquote ordinarie e ridotte, esenzioni, non imponibilità, reverse charge, split payment e regime OSS.
Multi-Formato
Supporto completo per PDF, immagini (JPG, PNG), foto da smartphone, file XML di fatture elettroniche italiane e documenti scansionati. L'OCR avanzato gestisce anche documenti di bassa qualità.
Elaborazione in Tempo Reale
Dal caricamento alla registrazione su QuickBooks in pochi secondi. L'elaborazione avviene in tempo reale con feedback immediato sullo stato del documento e possibilità di revisione prima della conferma.
Come funziona l'elaborazione documenti con Koaila AI
Il processo è semplice e completamente automatizzato. Puoi caricare documenti dalla dashboard web di FOR:LEDGER, inviarli via WhatsApp o inoltrarli via email. Koaila AI riceve il documento, lo analizza con modelli di intelligenza artificiale specializzati nell'estrazione di dati contabili e identifica il tipo di documento: fattura di acquisto, nota di credito, ricevuta, scontrino o altro.
Per le fatture elettroniche XML italiane, l'estrazione è nativa e perfetta: tutti i campi del tracciato FatturaPA vengono mappati automaticamente. Per i documenti PDF e le immagini, l'AI utilizza tecniche avanzate di comprensione documentale che vanno oltre il semplice OCR, interpretando la struttura del documento e il contesto contabile per estrarre dati accurati anche da layout non standard.
Dalla ricezione alla registrazione: zero intervento manuale
Una volta estratti i dati, Koaila AI esegue una serie di verifiche automatiche. Confronta il fornitore con l'anagrafica QuickBooks utilizzando partita IVA, codice fiscale e ragione sociale. Verifica la coerenza degli importi e dei codici IVA. Seleziona il conto contabile basandosi sullo storico delle registrazioni e sulle preferenze configurate. Se tutto è conforme, il documento viene registrato automaticamente su QuickBooks Online come Bill, Expense o altro tipo appropriato.
In caso di dubbi o anomalie — fornitore non trovato, codice IVA ambiguo, importo incongruente — Koaila AI ti notifica e propone opzioni di risoluzione. Puoi configurare il livello di autonomia: dalla registrazione completamente automatica alla revisione obbligatoria di ogni documento, con tutti i gradi intermedi. Il sistema impara dalle tue scelte e migliora nel tempo.
FAQ
Quali formati di documento sono supportati?
FOR:LEDGER supporta PDF, immagini (JPG, PNG, TIFF), foto scattate da smartphone, file XML di fatture elettroniche italiane (FatturaPA) e documenti scansionati. L'AI è ottimizzata per gestire anche documenti di qualità non ottimale.
L'AI può sbagliare nell'estrazione dei dati?
L'accuratezza dell'estrazione è molto elevata, specialmente per le fatture elettroniche XML dove è nativa. Per i documenti PDF e le immagini, Koaila AI mostra sempre un riepilogo dei dati estratti prima della registrazione, permettendoti di verificare e correggere eventuali imprecisioni.
Posso inviare documenti anche via WhatsApp?
Sì, puoi fotografare o allegare documenti su WhatsApp e inviarli direttamente a Koaila AI. L'agente li elabora con la stessa accuratezza della versione web e ti conferma l'avvenuta registrazione sempre via WhatsApp.
Come gestisce i fornitori non ancora presenti in QuickBooks?
Quando Koaila AI identifica un fornitore non presente nell'anagrafica QuickBooks, propone la creazione automatica compilando tutti i campi disponibili: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e recapiti estratti dal documento.